مراحل عملي تهيه گزارش

براي تهيه يك گزارش مطبوعاتي معمولا” مراحل زير طي مي شود تا كاري نسبتاً كامل و بي عيب و نقص از آن درآيد. البته ممكن است در برخي گزارش ها يك يا چند مراحله از كار به دليل اقتضاي سوژه انجام نشود اما آنچه گفته مي شود مراحل كلي است كه در اكثر گزارش ها مي تواند مورد عمل قرار گيرد.

1) انتخاب يا تعيين موضوع: موضوع يا سوژه گزارش معمولاً به وسيله مسئول سرويس يا گروه تهيه كننده گزارش و گاه نيز به پيشنهاد گزارشگران يا سايرهمكاران درصورت تأييد مسئول قسمت انتخاب و تعيين مي شود. در روزنامه اولاً بايد موضوع ((روز)) باشد يعني تا گزارش تهيه مي شود، مطلب كهنه نشده باشد، ثانياً فراگيري و پوشش هر چه وسيعتر داشته باشد. در مورد مجلات بسته به تخصص و زمينه اي كه بر بستر آن حركت مي كنند سوژه هاي متناسب انتخاب مي شود. غالباً در روزنامه دست براي انتخاب سوژه بازتر است، زيرا روزنامه عام تر است و مخاطبانش از هر قشر و گروهي هستند ولي مجله معمولا”مخاطبان خاصي دارد كه علاقمند به مطالب بخصوصي هستند و در عين حال معمولا”دست اندركاران مجله به خاطر محدود و مشخص بودن و مخاطبان خود شناخت بيشتري از سليقه و خواست آنها دارند و مي توانند متناسب با نيازهاي آنها به مسائل مختلفي بپردازند.

2) مطالعه ابتدايي روي موضوع: سوژه گزارش كه تعيين شد، گزارشگر يك مطالعه ابتدايي، را روي آن شروع مي كند تا آشنايي اوليه با كم و كيف مسأله پيدا كند. براي اين كار منابع مختلفي در اختيار گزارشگر هست كه در مطبوعات و حتي راديو و تلويزيون عمده ترينش آرشيو روزنامه يا مجله يا راديو و تلويزيون و نيز كتابخانه آنها و همچنين منابع و مأخذ و نشريه هاي آماري و غير آماري است.
اگر گزارشگر بدون زمينه و مطالعه قبلي به دنبال تهيه گزارش برود در تمام مراحل با مشكل و سر درگمي روبرو مي شود و گزارشگر همواره مرعوب و در اختيار منابعي خواهد بود كه براي تهيه عناصر لازم گزارش به آنها مراجعه مي كند و پيوسته برخورد عكس العمل انفعالي خواهد داشت. چنين گزارشگري ناگزير خواهد بود كه آنچه به عنوان اطلاعات و مواد خام به او داده مي شود دربست بپذيرد بدون آن كه بتواند روي موارد نادرستش انگشت بگذارد در نتيجه نهايتاً اطلاعات نادرستي نيز به خواننده خواهد داد.
مطالعه ابتدايي روي موضوع حتي در زمينه خبر هم ضرورت دارد اگر بسياري از مصاحبه ها و خبرها محتوا و گيرايي و بار لازم را براي خواننده ندارد غالب اوقات به اين دليل است كه خبرنگار خود از اطلاعات اوليه نسبت به موضوع مورد مصاحبه با گزارش محروم بوده و هنگام برخورد با منبع خبر، گزارش يا مصاحبه تنها به صورت ضبط صوت عمل كرده است. در حالي كه خواننده انتظار دارد كه مصاحبه كننده مچ مصاحبه شونده را بگيرد و هر جا اطلاعات نادرست يا غير واقعي داد همانجا او را متوقف كند و او را به مسير اصلي برگرداند. اما اگر خبرنگار و گزارشگر به اطلاعات لازم مسلح نباشد چنين كاري از او ساخته نخواهد بود. خبرنگار و گزارشگري كه در حوزه كار خود مطالعه و اطلاعات داشته باشد به تدريج و پس از مدتي كار كردن به صورت يك كارشناس و صاحب نظر در آن رشته و زمينه در مي آيد كه در جاي خود از عهده نوشتن تفسير و تحليل هاي لازم بر مي آيد.
به علاوه مصاحبه شونده نيز وقتي خود را رو در رو با خبرنگاري ببيند كه اطلاعات مفيدي از موضوع مورد مصاحبه دارد، دست و پاي خود را جمع مي كند و مي كوشد اطلاعات درستي به او بدهد.

3) گفتگو با مردم: يك پاي ثابت اكثر گزارش هاي اجتماعي، مردم هستند مگر موارد نادري كه يا مردم در آن زمينه اطلاعاتي ندارند و يا موضوع به طور خاص به مسئولان مربوط مي شود.
در اين مرحله، گزارشگر با اطلاعات اوليه اي كه درباره موضوع دارد به ميان مردم مي رود و دست به مصاحبه و نمونه گيري هاي اتفاقي در اكثر موارد و در صورت لزوم نمونه گيري هاي انتخاب مي زند.
گزارشگر مي كوشد كه با همه گروه هاي و اقشار ذيربط و ذينفع در مسأله گفتگو كند و حتي الامكان نمونه هاي خود را از مناطق مختلف انتخاب مي كند، چرا كه ديدگاه ها و نظريه ها معمولاً در نقاط مختلف و حتي در مناطق جغرافيايي گوناگون، متفاوت است. اينجاست كه آگاهي از روش هاي تحقيق ضرورت پيدا مي كند تا نمونه هايي كه به دست مي آيد قابل تعميم و استناد باشد و بتوان از آنها نتايج نزديك به واقعيت، استخراج كرد.
پاره اي اوقات ممكن است افراد مورد مصاحبه مردم اطلاعات چنداني راجع به موضوعي خاص نداشته باشند. گزارشگر در اين جا وظيفه دادن اطلاعات درست و بي طرفانه را به طرف مصاحبه اش دارد و بعد از او خواستار اظهار نظر مي شود.

4) نظرخواهي از كارشناسان: در اين مرحله گزارش به سراغ كارشناسان و صاحب نظران مي رود و در زمينه مسائل مورد نظر از آنها سوالاتي مي كند، چرا كه كارشناسان معمولا” بي طرفتر از مسئولان هستند و بدون ملاحظات اداري مي توانند نظرات صائب تري درباره موضوع بدهند.
كارشناسان با توجه به نوع كار انتخاب مي شوند و ديدگاه علمي و كارشناسي قضيه با آنها مطرح مي شود تا نظراتشان تكميل كننده گزارش باشد و در عين حال در اين بخش است كه مي توان هم با ديد انتقادي به مسائل نگاه كرد و هم راه حل معقول و منطقي و علمي ارائه كرد.

5) گزارشگر در تمام مراحل تهيه گزارش يك سري مشاهدات و دريافت هاي شخصي نيز دارد. بخصوص اگر گزارش خبري باشد در فضايي كه موضوع جريان داشته يا محلي كه اتفاق افتاده، مشاهدات شخصي اهميت بيشتري پيدا مي كند. اين مشاهدات و دريافت ها را نيز به عنوان يكي از منابع گزارش، يادداشت برداري مي كند و در جاي خود و بخصوص هنگام گفتگو با مسئولان مورد استفاده قرار مي دهد.
گزارشگر مي تواند در برخي موارد و گزارش ها، برداشت و تلقي خاصي نسبت به موضوع گزارش داشته باشد اما اين برداشت و نظر خود را بايد طوري در گزارش مطرح كند كه كاملا” مشخص باشد نظر خود اوست و خواننده دچار شبهه و ترديد نشود. ولي در هر حال اصل بي طرفي گزارش و گزارشگر كه معيار آن واقعيت ها و قانونمندي هاي عيني اجتماعي است نبايد فراموش شود چرا كه عدم رعايت اصل بي طرفي، انعطاف لازم را براي شناخت واقعيت ها از گزارشگر مي گيرد و حقوق انساني بخش عظيمي از خوانندگان را پايمال مي سازد.

6 ) گفتگو با مسئولان: مجموعه اطلاعات و نتايجي كه گزارشگر تا اينجا از مطالعات اوليه، گفتگو با مردم، گفتگو با كارشناسان و مشاهدات شخصي و عيني خود به دست آورده با مسئولان در ميان گذاشته مي شود تا سؤالات، ابهام ها و مشكلات از سوي آنها پاسخ داده شود و اگر طرح، برنامه، نظر يا توضيحي روشنگرانه وجود دارد مطرح شود. بسياري از سوالات و مشكلاتي كه مردم در جريان گفتگو با گزارشگر مطرح مي كنند در اين جا مي تواند پاسخ هاي لازم را بيابد و در اين مرحله است كه ارتباط هر چه بيشتر بين مردم و مسئولان برقرار مي شود. از يك سو مردم، كانالي براي طرح نظرات و ديدگاه هاي خود مي يابد و از جانب ديگر مسئولان فرصت پيدا مي كنند كه با مشكلات مردم آشنا شوند و توضيحات لازم را در اختيار آنها بگذارند.
در گزارش حتي الامكان بايد سعي شود كه در كنار طرح مسائل و مشكلات و بازكردن و شكافتن آنها راه حل ها و پاسخ سوالات از قول اشخاص و منابع مختلفي كه گزارشگر با آنها تماس مي گيرد نيز مطرح شود.
گزارش بخصوص در مطبوعات جهان سوم بايد مسئولاني را كه مي خواهند با آگاهي از مسائل و مشكلات مردم براي آنها چاره انديشي كنند، ياري دهد و در صورت امكان طرح و برنامه اي پيشنهاد كند.

وقتي همه اين كارها انجام شد مي توان گفت كه تقريبا” 50 درصد كار به اتمام رسيده و گزارشگر بايد از اين جا به بعد به كار تنظيم و نوشتن گزارش بپردازد. اين شايد حساس ترين بخش كار گزارشگر است. زيرا در واقع بايد كالايي را كه تهيه كرده بتواند به بهترين وجه عرضه كند و براي آن مشتريان پر و پا قرصي دست و پا كند. كار گزارشگردر اين مرحله به كار مغازه داري مي ماند كه بايد ويترين مغازه اش را آن چنان مرتب و منظم كند و آن را بيارايد كه مشتري هنگام عبور از برابر آن متوقف شود و اجناس داخل آن را برانداز كند. اين ويترين اگر خاك گرفته و درهم و آشفته باشد كالاي فروشنده همواره بي مشتري مي ماند و همه زحماتش هدر مي رود. بنابراين گزارشگر بايد سبك و شيوه اي را براي نوشتن گزارش انتخاب كند كه به بهترين وجه اين وظيفه را انجام دهد. اين سبك و تكنيك به وسيله گزارشگر انتخاب مي شود ولي گزارشگر بايد توجه داشته باشد كه براي نوشتن هر گزارش، بايد سبك مناسبي را پيدا كند و طبعا” در هر مورد همه تكنيك ها نمي تواند به يك ميزان جاذبه، گيرايي و در عين حال رسايي به گزارش بدهد. اينجاست كه حسن انتخاب، تسلط و مهارت نويسنده و توانايي هاي او در پرداخت و نگارش و نه نويسندگي صرف مي تواند يك گزارش را در ميان گزارش هاي مشابه ممتاز كند. حتي انتخاب كلمات، تركيب جمله ها و زاويه نگاهي كه به موضوع مي شود اينجا اهميت ويژه اي پيدا مي كند. در يك جمله، قالبي كه براي بيان گزارش پي ريخته مي شود بايد زيبا، روان، ساده، محكم و منسجم و رسا باشد و زبان گزارش كه زبان خاصي است همه جا مراعات شود.